Cuestiones básicas de funcionamiento asociativo

ESTATUTOS

Los Estatutos son las reglas fundamentales del funcionamiento de una Asociación y, pese a no poseer el carácter de norma jurídica, son vinculantes para los socios, pues se sometieron a ellos de forma voluntaria al ingresar en la Asociación.

Dentro de los Estatutos podríamos distinguir entre los contenidos establecidos por los socios y los contenidos obligatorios. En este sentido, éstos últimos deberán ser, según se establece en el Artículo 7 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, los siguientes:

  • La denominación.
  • El domicilio, así como el ámbito territorial en que haya de realizar principalmente sus actividades.
  • La duración, cuando la asociación no se constituya por tiempo indefinido.
  • Los fines y actividades de la asociación, descritos de forma precisa.
  • Los requisitos y modalidades de admisión y baja, sanción y separación de los asociados y, en su caso, las clases de éstos. Podrán incluir también las consecuencias del impago de las cuotas por parte de los asociados.
  • Los derechos y obligaciones de los asociados y, en su caso, de cada una de sus distintas modalidades.
  • Los criterios que garanticen el funcionamiento democrático de la asociación.
  • Los órganos de gobierno y representación, su composición, reglas y procedimientos para la elección y sustitución de sus miembros, sus atribuciones, duración de los cargos, causas de su cese, la forma de deliberar, adoptar y ejecutar sus acuerdos y las personas o cargos con facultad para certificarlos y requisitos para que los citados órganos queden válidamente constituidos, así como la cantidad de asociados necesaria para poder convocar sesiones de los órganos de gobierno o de proponer asuntos en el orden del día.
  • El régimen de administración, contabilidad y documentación, así como la fecha de cierre del ejercicio asociativo.
  • El patrimonio inicial y los recursos económicos de los que se podrá hacer uso.
  • Causas de disolución y destino del patrimonio en tal supuesto, que no podrá desvirtuar el carácter no lucrativo de la entidad.

ÓRGANOS DE UNA ASOCIACIÓN

Los órganos de una Asociación deben ser, al menos, según se establece en el Artículo 11 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, los siguientes:

Asamblea general

Es el órgano donde reside la soberanía de la Asociación y está compuesta por todos los socios/as.La Asamblea General, en principio, tiene varias funciones: ser un lugar de reunión donde los miembros pueden intercambiar información, obtener formación y establecer todo tipo de contactos informales; desarrollar en los participantes un sentimiento de pertenencia, de cohesión con la asociación y, lo más fundamental, cumplir con los estatutos en todo lo relacionado a la obligación de los órganos directivos de rendir cuentas de su gestión a los socios. Sus características fundamentales son:

Debe reunirse, al menos una vez al año, con carácter ordinario, para aprobar las cuentas del año que termina, y el presupuesto del año que empieza.

Las sesiones extraordinarias se celebrarán para la modificación de estatutos y para todo aquello que se prevea en ellos.

El quórum necesario para la constitución de la Asamblea será de un tercio de los asociados, salvo que los estatutos prevean otra cosa.

Los acuerdos de la Asamblea General se adoptarán por mayoría simple de las personas presentes o representadas, cuando los votos afirmativos superen a los negativos. No obstante, requerirán mayoría cualificada de las personas presentes o representadas, que resultará cuando los votos afirmativos superen la mitad, los acuerdos relativos a disolución de la asociación, modificación de los Estatutos, disposición o enajenación de bienes y remuneración de los miembros del órgano de representación. Todo ello siempre que los Estatutos no contengan previsión expresa en esta materia.

La Asamblea General es el órgano supremo de la Asociación, en cuanto órgano de gobierno y control de la Junta Directiva: nombra al Presidente y demás cargos directivos y órganos de gobierno, aprueba los presupuestos y cuentas de la Asociación. También decide sobre la admisión y expulsión de socios y tiene poderes constituyentes para modificar los estatutos.

Los propósitos de la Asamblea General serán:

  • recibir informes de la Junta Directiva.
  • debatir y aprobar el plan de actuación y presupuesto
  • en su caso debatir y votar enmiendas a los estatutos.
  • elegir o renovar los miembros de la Junta Directiva y demás órganos directivos, para que la asamblea general tenga éxito.

Órgano de gobierno y representación

El Órgano de Representación, que normalmente se llama Junta Directiva, es el encargado de gestionar la Asociación entre Asambleas, y sus facultades se extenderán, con carácter general, a todos los actos propios de las finalidades de la asociación, siempre que no requieran, conforme a los Estatutos, autorización expresa de la Asamblea General.

Su funcionamiento dependerá de lo que establezcan los Estatutos, siempre que no contradigan el Artículo 11 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación:

"4. ... Existirá un órgano de representación que gestione y represente los intereses de la asociación, de acuerdo con las disposiciones y directivas de la Asamblea General. Sólo podrán formar parte del órgano de representación los asociados. Para ser
miembro de los órganos de representación de una asociación, sin perjuicio de lo que establezcan sus respectivos Estatutos, serán requisitos indispensables: ser mayor de edad, estar en pleno uso de los derechos civiles y no estar incurso en los motivos de incompatibilidad establecidos en la legislación vigente".

Los miembros de la Junta Directiva se nombrarán por la Asamblea General y su actuación será fiscalizada por ella. A la Junta Directiva le corresponde también la administración de los bienes que integran el patrimonio social, regulando la vida de la asociación en todos sus aspectos y el uso de sus derechos por sus socios, dirimiendo las eventuales contiendas que surjan
entre ellos.

La representación de la Asociación la ostentará el Presidente, que normalmente lo será también de la Junta Directiva.

Funciones de la Junta Directiva:

  • velar por el cumplimiento de los fines de la Asociación.
  • coordinar e impulsar las actividades de las comisiones.
  • ejecutar las decisiones de la Asamblea General.
  • organización de actividades.
  • administrar la asociación y dirigir el trabajo administrativo que ésta genera.
  • elaborar la memoria de actividades
  • representar a la asociación ante la opinión pública.

Funciones del Presidente:

  • ostentar la representación legal de la asociación.
  • convocar y presidir las asambleas o las juntas directivas.
  • cumplir y hacer cumplir los acuerdos adoptados por las asambleas o las juntas directivas.
  • ordenar el pago de deudas contraídas.
  • autorizar las actas, certificaciones y demás documentos oficiales de la asociación.

Funciones del Secretario:

  • levantar actas de las sesiones de las asambleas y reuniones.
  • recibir y tramitar las solicitudes de alta y baja.
  • llevar y custodiar los libros oficiales, registros y archivos.
  • expedir las certificaciones.

Funciones del Tesorero:

  • efectuar la recaudación de cuotas.
  • elaboración de presupuestos, balances e inventarios para su aprobación.
  • realizar los pagos ordenados por el Presidente.
  • custodiar los registros contables y los justificantes de pago.

LIBRO DE ACTAS. LIBRO DE SOCIOS. LIBROS DE CONTABILIDAD

Una vez creada la Asociación, registrada su Acta Fundacional y sus Estatutos, y al margen de las obligaciones con Hacienda , la Asociación deberá llevar al día el Libro de Actas, el Libro de Socios y los Libros de Contabilidad, que llevará al registro correspondiente, para que los legalicen.

Los Libros se pueden comprar en las papelerías y ya vienen preparados para poder ser legalizados en el registro. Sin embargo, también es posible llevar estos libros ayudándonos del ordenador. Para ello, deberemos legalizar hojas sueltas con numeración correlativa en el registro y utilizar posteriormente estas hojas para imprimir los libros a través de la impresora.

Estos Libros recogen los datos fundamentales de la vida de la Asociación, y son el referente legal ante terceros y ante los propios socios, de los acuerdos, composición, origen y destino de los recursos económicos de la Asociación, de ahí la importancia de tenerlos al día.

Libro de Actas

Se trata de un libro de hojas numeradas, donde se recogerán las sesiones de los órganos de gobierno de la Asociación, con especial referencia a los acuerdos adoptados. Su ordenación en el Libro será cronológica, y en caso de que dejásemos alguna hoja o parte de ella, sin escribir, la anularemos para evitar anotaciones que no respondan al desarrollo de las sesiones.

Los datos que deberá contener cada acta son los siguientes:

  • Órgano que se reúne.
  • Fecha, hora y lugar de la reunión.
  • Número de convocatoria (Primera o Segunda).
  • Asistentes (Datos nominales o numéricos).
  • Orden del día.
  • Desarrollo de la reunión con los principales argumentos ligados a las personas que los defienden.
  • Acuerdos adoptados.
  • Sistema de adopción de los acuerdos y resultados numéricos.
  • Firma de el/la Secretario/a y VºBº del Presidente/a

Las actas se deben recoger durante el desarrollo de las sesiones y presentarse en la siguiente reunión del órgano en cuestión para su aprobación, por lo que, normalmente, el primer punto del orden del día consiste en la lectura y aprobación del acta de la reunión anterior.

Libro de Socios

El Libro de Socios es un registro de las altas y bajas de socios que se van produciendo en la Asociación. En el formato que venden en las papelerías, consta de una serie de columnas para recoger los datos del socio, las fechas de alta y baja, el número de socio, etc., de manera que cada socio ocupará un fila. Como ya apuntábamos, puede resultar más sencillo llevar este control con herramientas informáticas, imprimiendo cada vez que tengamos completa una nueva hoja, en los folios legalizados por el Registro.

Libros de Contabilidad

Una novedad que establece en su Artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, es la necesidad de llevar por parte de todas las Asociaciones, a falta del Reglamento que venga a matizar esta obligación, de llevar una "...contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes...", es decir, una contabilidad por partida doble y analítica

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