La organización participativa

Cuestiones previas

La organización de una asociación tiene unos parámetros mínimos, como los estatutos y las normas legales que son necesarios, pero no son suficientes para el desarrollo personal de sus componentes, ni para realizar intervenciones que puedan modificarlos. De ahí que tengamos que dar un paso nuevo, en la organización. Y es que, la misma permita la participación de todos, donde el trabajo en equipo es primordial. Esto implica un trabajo más lento, pero se esta optando no por los resultados inmediatos sino por un proceso.

El hecho de que una asociación sea un conjunto de personas que tienen unos mismos objetivos comporta, en teoría, que cada uno o una de sus miembros pueda aportar recursos para garantizar el funcionamiento de la entidad. Por ello es fundamental motivar la participación activa de los socios y socias en las actividades de la asociación.

La participación en las asociaciones no se improvisa, ni se produce de forma repentina. Es algo que se construye y se desarrolla. Sus miembros son diferentes entre sí y tienen distintos niveles de motivación y distintas capacidades y niveles de formación, también participan de distinta manera y con distinta intensidad.

Todos los miembros deben poder participar, en la medida de sus capacidades, en todos los ámbitos y niveles asociativos que sea posible y deben tener la oportunidad de desarrollar esas capacidades personales para poder incrementar su participación de acuerdo con su motivación.

En muchas asociaciones es habitual que siempre sean los mismos o mismas quienes acuden a las reuniones con la Administración pública (quienes "tienen tiempo", "hablan mejor, tienen más experiencia,...") también suelen ser siempre las mismas personas las que ocupan los cargos directivos, las que hablan en las asambleas, etc. A la vez, se dice, la gente "se ha vuelto cómoda, no quiere participar". Pero, sin ser conscientes, quienes dirigen la Asociación es posible que estén creando las circunstancias para que la participación no se dé.

Para llevar a cabo una organización participativa hay que tener en cuenta algunos aspectos basicos:

  • Las decisiones se toman a través de estrategias que permitan la participación de la mayoría de socios.
  • Valoración de los planteamientos por sus contenidos e efectos para los fines del grupo.
  • Las funciones se establecen y delegan a los socios con disponibilidad y capacidad para desarrollarlas.
  • La información es un elemento de cohesión y de pertenencia del grupo.
  • Los proyectos se deciden, se diseñan y planifican en equipo.

Niveles de participación

Existen diferentes niveles de participación que se pueden dar en una asociación y es interesante conocerlos para ver cuáles se dan más en nuestra entidad o cuáles apenas se dan. Las posibilidades de participar van desde lo mínimo que se puede participar (estar informado a un nivel muy básico) hasta lo máximo que se puede participar (formar parte del órgano máximo de gestión y representación de la organización: junta directiva, equipo gestor, etc):

1. Acceder a la información: en este nivel la participación consiste en estar informado o informada; ya sea porque nos preocupamos de estarlo ya sea porque la entidad se preocupa de informarnos. Ejemplos de este nivel de participación pueden ser las convocatorias a determinadas reuniones, boletines informativos de actividades de la asociación, etc.

2. Opinar o ser consultado: es el nivel en el que ya hay una participación más activa que en el nivel anterior. Supone que damos una opinión sobre algo, ya sea porque tenemos el cauce adecuado para hacerlo por nuestra propia iniciativa, ya sea porque la asociación nos pregunta por nuestra opinión. Ejemplos de este nivel serían las encuestas que nos puede hacer nuestra entidad sobre diferentes temas, algunas reuniones de equipo en donde se plantean temas y se recogen opiniones, etc.

3. Hacer propuestas: este nivel de participación supone no sólo dar nuestra opinión sino proponer acciones concretas de ejecución tomando la iniciativa en participar. Ejemplos de ello es cuando proponemos organizar una actividad concreta en la entidad, cuando hay un problema y aportamos ideas de solución concretas, etc.

4. Decidir: es el nivel más alto de participación democrática puesto que implica que nuestra opinión es tenida en cuenta y vale igual que la de cualquier otro para el resultado final. Ejemplo es la participación en las asambleas generales de la asociación en donde se toman las decisiones ya sea por consenso o por votación.

5. Actuar: consiste en poner en práctica acciones concretas, ejecutar las decisiones tomadas, gestionar actividades, tareas, etc. Ejemplos de este nivel de participación serían las labores de la junta directiva, el trabajo voluntario, etc.

Estos niveles de participación no son fases ordenadas progresivamente. Se puede actuar sin haber sido consultado, se puede decidir sin haber hecho propuestas, etc. Lo importante es saber que en todos esos niveles se está posibilitando la participación y que cada cual elija las maneras o niveles de participación que más le convenga.

Condiciones para la participación

Querer participar

Es necesario que los y las miembros de la Asociación quieran participar. Deben tener una motivación. Es difícil que alguien se movilice por una causa u objetivo que no le importa o no le afecta. Tiene que haber un sentimiento de pertenencia a un grupo y tiene que obtener una rentabilidad, serle útil.

Saber participar

Es necesario saber cómo participar, contar con las habilidades, destrezas necesarias para tomar parte: formación.Hay que facilitar formación para la realización de las tareas, pero también sobre aspectos relacionados con la comunicación y cohesión grupal (cómo resolver conflictos, cómo trabajar en equipo, cómo relacionarnos y comunicarnos, etc) y sobre aspectos relacionados con la gestión de la entidad (como llevar la secretaría, cómo llevar la tesorería, cómo hablar en medios de comunicación, etc).

Poder participar

Es necesario que puedan participar, que existan las ocasiones, los cauces y mecanismos que hagan posible la participación. Se trata que las personas que quieran participar sepan cómo hacerlo, cuenten con espacios, mecanismos para poder comunicarse, conocerse, intervenir y ejecutar, organizar y administrar. Esto implica la necesidad de una organización: una estructura, más o menos flexible, pero siempre participativa, que tenga en cuenta los distintos niveles de participación que se puedan dar, para pasar de unas estructuras jerarquizadas y poco participativas a otras horizontales y cooperativas.

La persona o personas dinamizadoras de la asociación (junta directiva, gestores, etc) deben conocer qué necesidades buscan cubrir los y las miembros de la misma para así poder incidir en la mayor medida posible sobre ellas. Deben proporcionar la formación necesaria para que las personas puedan participar a todos los niveles y deben potenciar la existencia de espacios, de mecanismos y de una estructura organizativa que permitan la participación.

El trabajo en equipo

Lo más importante en las asociaciones es el trabajo en equipo; el conjunto de personas socias y de voluntarias que cada día
trabajan, desde la voluntariedad y la gratuidad, desarrollando una labor para conseguir aquellos objetivos que se han propuesto y que han asumido como una tarea y reto propios.

El trabajo en equipo fomenta la participación porque en el equipo se reflexiona, se planifica, se evalúa, y se distribuyen las tareas y responsabilidades, decidiéndose lo que se hace , tanto a nivel colectivo como personal. El trabajo en equipo permite apoyarse unos a otros, permite la aportación continuada de ideas, iniciativas, entusiasmo... para mejorar el trabajo asociativo.

Las reuniones eficaces

Buena parte de la vida de una asociación se dedica a "reunirse". Por ello es un aspecto fundamental el saber planificar, preparar y organizar las reuniones de los diferentes órganos y comisiones, de manera que sean eficaces y que fomenten la motivación y la participación.
Para que una reunión sea eficaz hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

Antes de la reunión

  • Elaborar un orden del día que recoja todos los temas de los que queremos hablar especificando tiempos para cada tema y duración total de la reunión.
  • Realizar una convocatoria de la reunión con suficiente antelación en la que se especifique el día, la hora, el lugar, las personas convocadas y los temas del orden del día.

Durante la reunión

  • Cuidar el ambiente y provocar la atención de los y las asistentes.
  • Establecer la persona que moderará la reunión y respetar turnos de palabra. El facilitador de reuniones.
  • Respetar el orden del día y los tiempos dedicados a cada punto, estudiando la conveniencia o no de tomar decisiones.
  • Contar durante la reunión con los recursos materiales para realizarla: pizarra, retroproyector, papel y bolis, documentación aclaratoria de algún punto, etc.
  • Recoger por escrito todos los acuerdos y puntos debatidos o comentados.

Después de la reunión

  • Redactar un acta de la reunión donde queden reflejados las personas asistentes a la reunión, la fecha, lugar y duración, los asuntos tratados, las decisiones aprobadas, los compromisos o tareas pendientes y quién se responsabiliza, la próxima convocatoria (si procede).
  • Difundir o hacer llegar el acta a todas las personas convocadas (asistentes o no) con los acuerdos y compromisos adquiridos.

Dinamización de las asociaciones

Funciones que conlleva la dinamización

La asociación se dinamiza por parte de las personas de la Junta Directiva o por el grupo de personas dinamizadoras en caso de
haberlo. Esta función de dinamización es muy importante en nuestras entidades porque dependiendo de cómo se haga, se fomentará más o menos la participación y tendrá influencia en la dificultad o no de encontrar relevo para los respectivos cargos.

  • Planificación: se trata de asegurarse de que se definen unos objetivos, se elabora un plan de trabajo para conseguirlo y se establecen las estrategias.
  • Planificar los recursos de la asociación y organizar las tareas necesarias de cada persona para alcanzar los objetivos propuestos, resolviendo los problemas que vayan apareciendo en la ejecución.
  • Desarrollar una visión de futuro y ayudar a hacer los cambios necesarios para realizarla, desde un trabajo de motivación y de identificación de las personas con la organización y con su misión.

Estilos de dinamización

Se plantean aquí algunos estilos de dinamización de una organización que tienen que ver con la figura de las personas dinamizadoras y también con el modelo de estructura que tenga nuestra entidad. Para conseguir el grado máximo de participación habría que optar por el estilo participativo.

Estilo autoritario: es aquel modelo en el que las iniciativas y decisiones parten de la cúpula de la organización (órgano máximo de decisión) y luego se va pasando la ejecución en cascada hacia abajo.

Estilo paternalista: es el modelo basado en que las iniciativas y decisiones importantes provienen de las instancias más altas jerárquicamente, pero se dejan algunas iniciativas o decisiones poco importantes para los escalones más bajos de la organización.

Estilo consultivo: Aunque las líneas generales se deciden en la cúspide, las decisiones operativas se toman de forma participada por todos los y las miembros.

Estilo participativo: los procesos de toma de decisiones están repartidos entre diferentes espacios y grupos de personas, no tomándose ninguna sólo por los órganos directivos de la organización.


 

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